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2.3 文件與檔案管理制度——文件管理（一）
- 發布人：admin 發布時間：1970-01-01 08:00
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人力資源管理制度案例
第一部分 綜合管理制度部分
三、水木知行文件與檔案管理制度——文件管理（一）
第一章 總 則
第一條 目的：
為規范公司文件與檔案的管理，使管理工作合法化、完整化，便于公司各項工作的及時利用，特制訂本制度。
第二條 原則：
公司文件與檔案實行統一管理。文件與檔案的管理，要做到規范、準確、及時、安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。公司綜合管理部是公司文件與檔案的主管部門。
第二章 文件管理
第三條 本制度所稱文件是指公司董事會、公司及各部門、所屬公司內部之間及與外界（包括政府機構、企事業單位、法人機構、個人）相互交流的書面文檔、電子文檔、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。
第四條 公司本部的文件管理部門為綜合管理部，凡涉及公司的文件均需由綜合管理部統一安排處理；所屬公司的文件管理部門為各公司的綜合管理部，分公司無權直接對北方集團公司以外行文。
第五條 公司發文（包括以公司名義發文，以部門名義發文）：
第六條 文號管理：各部門發文必須先向綜合管理部申請發文文號，發文文號規范如下：
?以公司名義發文：北集字[ 年] 號，此文號用于公布公司的重大事項及向董事會、政府機構、相關企事業單位發文；
?以綜合管理部名義發文：北集綜字[ 年] 號，此文號用于涉及綜合管理部業務的發文；
?以人力資源部名義發文：北集人字[ 年] 號，此文號用于涉及人力資源部業務的發文；
?以財務部名義發文：北集財字[ 年] 號，此文號用于涉及財務部業務的發文；
?以設備管理部名義發文：北集設字[ 年] 號，此文號用于涉及設備管理部業務的發文；
?以經營管理部名義發文：北集經字[ 年] 號，此文號用于涉及經營管理部業務的發文；
?以技術質量部名義發文： 北集技字[ 年] 號，此文號用于涉及技術質量部業務的發文；
?以采購部名義發文：北集采字[ 年] 號，此文號用于涉及采購部業務的發文；
?北京水木知行人力資源管理咨詢公司文號順序以年為單位從01號開始，公司及各部門采用大排序的方式編號。
?各部門無須加蓋公司章的發文，不須申請文號。
第七條 發文種類：
?請示：請上級指示和批準。
?報告：向上級機關匯報工作，反映情況。
?指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。
?批復：答復請示事項。
?通知：傳達水木知行績效管理咨詢公司的重要情況以及相關事項，發布規章制度、要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級公文，公布應當遵守或周知的事項。
?決定：對某些問題或者重大行動作出安排。
?函：平行部門之間互相商洽工作，答復問題或知會有關事項。
?會議紀要和決議：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執行的。
第八條 發文格式（采用A4號紙，橫排）：
?文件抬頭： ××建設集團有限公司公司文件，紅字。
?文號：加黑宋體小四號字。
?主送單位及標題：加黑宋體四號字。
?正文：仿宋小四號字，1倍半行距。
?單位印章：紅色公司章。
?日期：加黑宋體四號字，用大寫。
?抄報、抄送、存檔：宋體四號字。
第九條 草擬公文應注意以下事項：
?內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
?反映情況要客觀，實事求是。
?文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規范。
?人、地、物名、引文及時間要具體、準確。
第十條 發文程序：
?發文部門負責文件的起草工作，文件起草完成后，首先到綜合管理部申請文號，并填寫發文登記表。
?各部門發文前，首先由部門負責人及主管副總審核，后交需會簽的部門，由會簽部門負責人簽字確認后，交總經理審批。
?總經理審批后，由綜合管理部負責蓋章及形成正式文件下發。以上管理制度是水木知行績效管理咨詢公司研發成果，版權歸水木知行所有，任何形式復制、轉載使用請注明來自水木知行網站。
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